事例「入力業務のアウトソーシング化に成功」

課題

大手不動産管理会社様からの依頼内容は、本部にFAXで送付されてくる入力フォームの内容をシステムに入力するというもの。
入力は即日行う必要があり、繁忙期には通常の3倍程度の量が発生。
現在業務担当者が兼務で入力しており約30名程度が対応している為、一元化しコストを削減したいというものでした。

解決方法

XML対応

中国大連でテキスト入力。XML納品。精度は2名入力で解決。

お客様にてXML形式でシステム取り込み体制を整えました。

データはSSL暗号化通信

SSLサーバを介してデータを受け渡し。

入力フォームの見直し

お客様にて、入力フォームを入力順にしたり、入力欄の大きさを見直すなど、入力がしやすいように改善されました。

定例報告は自動化・担当者間は詳細な内容に専念

納品状況は、自動報告メールで報告し、毎日の連絡事項はもっと繊細な内容に集中。

解決結果

人員削減30名→2名

• 専任2名の取りまとめ担当者で処理が可能に
• コストは確実に削減されました。
• お客様社内では、楽になったという実感のお声を頂戴しました。
• お客様にてBPOを決意され取り組まれた為、入力内容のバラツキをなくすことに成功。
• 例えば「半月」「15日」同じような入力内容が点在しておりBPOを機に、社内効率化を実行されました。

• 中部地区の分に加え、関東地区も移行が実現しました。

詳細・関連リンク

入力業務のアウトソーシング化は、入力という単調な作業ではありますが、大事な業務であることが多く、綿密なお打ち合わせや、準備が必要です。
これは弊社だけの力では実現しないものです。
お客様においても実現するまでにいくつかの問題が生じることもあるかと存じます。
しかし業務を最適化するための努力が必ず目に見える結果となることと存じます。